Stundenzettel im Handwerk – das muss drauf: Tipps, Tools, Apps
So sollten Stundenzettel aussehen und so digitalisiert Ihr sie clever!
Die Arbeitszeit muss vollständig aufgezeichnet werden – das ist nach einer aktuellen EuGH-Entscheidung in allen EU-Mitgliedsstaaten verpflichtend. In Deutschland gilt bisher nur eine Pflicht zur Erfassung von Überstunden sowie von Sonn- und Feiertagsarbeitsstunden. Die EU-Richtlinie ist noch nicht in nationales Recht umgesetzt. Das soll aber der Bundesregierung zufolge noch 2022 geschehen.
Schon heute sollten sich Handwerksunternehmen deshalb auf die kommende Regelung einstellen und dafür Sorge tragen, dass zukünftig die Arbeitsstunden der Mitarbeiter rechtskonform aufgezeichnet werden. Wir zeigen Euch in unserem Blogbeitrag, wie Stundenzettel aussehen sollten und wie Ihr sie clever digitalisieren könnt.
Die Herausforderungen beim Stundenzettel für Handwerker
Die Aufzeichnung der Arbeitszeit muss vor allem lückenlos erfolgen. Schlampige Einträge, "verlorene" Stunden oder gar verlorengegangene Stundenzettel sind ein No-Go und und führen schnell zu großen Problemen.
Gerade im Handwerk sollten neben den reinen Aufzeichnungen von Anfangs- und Endzeit auch weitere Angaben vermerkt werden: etwa der Materialverbrauch, der Maschineneinsatz oder Transportkosten. Zugegeben: Das ist für Handwerker ein hoher zusätzlicher Aufwand (der wiederum zusätzliche Arbeitszeit verursacht).
Für eine lückenlose Aufzeichnung muss dennoch gesorgt werden.
Nicht zuletzt ergeben sich bei umfassenden Dokumentationen auch datenschutzrechtliche Fragen, die gelöst werden müssen. Das betrifft vor allem die mit der Auswertung der Stundenzettel befassten Mitarbeiter, die Zugriff auf die Stundenzettel ihrer Kollegen haben. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist es nicht erlaubt, dass jeder auf alles Zugriff hat. Auch wenn es einfacher wäre.
Die Vorteile des Stundenzettels
Für heute meist ohnehin stark ausgelastete Handwerksunternehmen, wie das vor allem auch bei Malern der Fall ist, bedeutet eine detaillierte Aufzeichnungspflicht einen erheblichen Mehraufwand und eine ganze Menge zusätzlicher Bürokratie. Auf der anderen Seite habt Ihr dadurch auch viele Vorteile.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehört, dass eine detaillierte Dokumentation inklusive Arbeits- und Pausenzeiten, Materialverbrauch und Maschineneinsatz das Erstellen von Rechnungen deutlich vereinfacht.
Die umfassende Übersicht über den Arbeitsverlauf erlaubt es Euch auch, langfristig ineffektive Abläufe zu erkennen und zu beseitigen. Ihr könnt also Arbeitsabläufe optimieren. Dieses Potenzial konsequent zu nutzen, kann für Euch ein wertvoller wirtschaftlichen Vorteil sein.
Ein lückenloser Nachweis hilft Euch auch bei eventuellen Streitigkeiten, etwa wenn ein Auftraggeber der Meinung ist, dass zu viele Stunden abgerechnet wurden. Zwar liegt die Beweispflicht für eine überhöhte verrechnete Stundenzahl bisher ohnehin beim Auftraggeber. Ein vollständige Dokumentation erhöht aber die Chance, derartige Vorwürfe von vornherein zu entkräften. Unstimmigkeiten lassen sich auf Basis vorhandener Fakten einfacher gütlich regeln, ohne dass es zu einem teuren und nervenaufreibenden Rechtsstreit kommt.
Was muss unbedingt im Stundenzettel stehen
Grundsätzlich notwendig sind:
· der Name des Mitarbeiters (und gegebenenfalls die Personalnummer)
· der Zeitraum der Abrechnung (etwa der Abrechnungsmonat)
· das Datum der Arbeit
· Beginn und Ende der Arbeitszeit
· die Dauer der Arbeitszeit
Pausenzeiten müssen zwar nicht verpflichtend aufgezeichnet werden, für einen besseren Überblick bei der Auswertung ist das aber hilfreich.
Wie bereits erwähnt, sind darüber hinaus Aufzeichnungen von Tätigkeit, Maschineneinsatz und Materialverbrauch sinnvoll, weil man als Unternehmer eine deutlich bessere Übersicht über den Arbeitsverlauf erhält und sich das Erstellen von Rechnungen beträchtlich vereinfacht.
Tipp: Einen guten Anhaltspunkt für eine sinnvolle Gestaltung bieten die "Rapportzettel" genannten Aufzeichnungen, wie sie im Dachdeckerhandwerk und bei Elektrotechnikern und Heizungsinstallateuren üblich sind. Diese Zettel enthalten auch die Möglichkeit, Sonderkosten zu notieren, sowie ein Unterschriftsfeld für die Gegenzeichnung durch den Auftraggeber. Wird auf Großbaustellen gearbeitet, kommen noch Felder für Daten zur Baustelle (Lage und Bezeichnung), Leistungsbeschreibungen aller tätigen Gesellen und die Möglichkeit zum Vermerk von Lade- und Transportleistungen hinzu.
Stundenzettel digitalisieren
Aufzeichnungen auf Papier führen schnell zu "Zettelchaos". Das Risiko, dass Zettel verloren gehen, halb ausgefüllt irgendwo liegen bleiben oder gekritzelte Aufzeichnungen später nicht mehr entzifferbar sind, ist hoch. Die händische Auswertung von Zettelstapeln ist zudem für die Mitarbeiter im Büro eine Zumutung.
Besser, Ihr nutzt von Anfang an eine digitale Aufzeichnung. Daten können nicht so leicht verloren gehen, alles lässt sich später lückenlos nachvollziehen, und bei effizient arbeitenden Apps sinkt der Aufzeichnungsaufwand für den Handwerker.
Apps mit Echtzeit-Übertragung oder Echtzeit-Abgleich mit dem Bürosystem haben einen weiteren Vorteil: Ihr könnt sofort erkennen, wenn auf einer Baustelle die Kosten aus dem Ruder laufen oder sich einzelne Tätigkeiten als Zeiträuber entpuppen und umgehend reagieren, um den Schaden zu begrenzen.
Das ist bei digitalen Stundenzetteln wichtig
Bei der Wahl der entsprechenden App solltet Ihr auf einige Punkte achten:
· Es darf (aus datenschutzrechtlichen Gründen) keine Aufzeichnung der Standortdaten erfolgen.
· Die Zugriffsrechte auf die Daten müssen sich sehr genau definieren und einstellen lassen.
· Es dürfen nur so viel personenbezogene Daten erfasst werden, wie unbedingt nötig.
· Für die Verarbeitung der Daten durch das Unternehmen, das die App bereitstellt, muss ein entsprechender Vertrag geschlossen werden.
· Die gesamte Lösung muss in allen Punkten DSGVO-konform sein (das sind nicht viele Apps).
· Die Sicherheit der Daten muss unbedingt gewährleistet sein, solide Backups sind ein Muss.
· Die Übertragung der Daten sollte mithilfe einer leistungsfähigen Verschlüsselung erfolgen.
· Die Speicherung der Daten sollte möglichst auf EU-Servern erfolgen.
· Die Bedienung sollte möglichst effizient sein: Alle benötigten Daten sollten sich auf dem Handy in wenigen Klicks eingeben lassen (auch Materialverbrauch und Maschineneinsatz).
· Die Bedienung sollte einfach sein: Auch in Stresssituationen sollten Handwerker mit der App "blind" zurechtkommen.
Gute Stundenzettel-Apps fürs Handwerk
Das Angebot an wirklich guten Apps, die alle oben genannten Kriterien erfüllt, ist ziemlich eingeschränkt. Die besten Lösungen stellen wir Euch hier vor.
Craftboxx
Der wesentliche Vorteil von Craftboxx ist die permanente Verbindung zwischen den Handwerker-Apps und dem Büro-Desktop. Alle eingetragenen Daten werden zwischen beiden in Echtzeit abgeglichen.
Von der App aus könnt Ihr auch auf den Datenbestand im Büro zugreifen. Das vermeidet zeitraubende Nachfragen und Telefonate. Gleichzeitig kann im Büro sofort reagiert werden, wenn es auf der Baustelle ein Problem gibt.
Alle wichtigen Dinge auf der Baustelle könnt Ihr umfassend mit Notizen oder Fotos dokumentieren, auch die digitale Abnahme kann über die App erfolgen.
Die Bedienung für den Handwerker ist sehr einfach, von der Dokumentation bis zum Durchsehen der Auftragslisten. Die Integration von Google Maps vereinfacht die Routenplanung.
Im Büro könnt Ihr Euch das Leben durch zahlreiche optionale Integrationen (zum Beispiel Sevdesk oder Lexoffice) deutlich erleichtern.
Craftboxx wird als SaaS Anwendung für einen monatlichen Pauschalbetrag ab 9,50 Euro angeboten. Ihr könnt die Software 30 Tage lang kostenlos testen (ohne Angabe von Zahlungsdaten, ohne automatische Verlängerung).
Virtic
Virtic ist eine umfassende Komplettlösung, bei der die Arbeitszeit in Echtzeit erfasst wird und gleichzeitig eine automatisierte Übergabe in die Lohnabrechnung erfolgt. Tarifregelungen wie Überstundenzuschläge werden automatisch berücksichtigt, Änderungen an den tariflichen Bestimmungen sind wenige Stunden nach dem Inkrafttreten bereits eingepflegt und wirksam.
Auch umfangreiche Projektcontrolling-Funktionen sind bei der Software mit an Bord. Verspätete Zeiteintragungen erkennt die Software automatisch. Ortswechsel, Fahrten zur Materialbesorgung und Pausen lassen sich von den Handwerkern unkompliziert eingeben.
Für die individuell konfigurierbare Software werden eine Einrichtungsgebühr und monatliche Zugangsgebühren fällig, deren Höhe von Euren Anforderungen abhängig ist.
Zeit-DOKU
https://www.weka-bausoftware.de/zeit-doku-handwerker
Zeit-DOKU Handwerker von WEKA Bausoftware ist ein Programm bei dem vor allem auf eine gesetzeskonforme Lösung Wert gelegt wurde. Die Anforderungen im EuGH-Urteil werden sehr genau umgesetzt.
Über- oder Unterschreitung der Sollzeiten in den angelegten Arbeitszeitmodellen der einzelnen Mitarbeiter lassen sich auf einen Blick erkennen. Abwesenheiten (Urlaubstage, Krankheitstage, Schlechtwetter-Tage) können unkompliziert erfasst werden.
Für eine bessere Arbeitssteuerung steht ein übersichtlicher Team-Kalender zur Verfügung. Auftragszeiten lassen sich auch direkt für individuell und flexible zusammenstellbare Teams buchen. Erfasste Stunden lassen sich wahlweise als Auftragsleistung, Regelleistung oder Fahrtzeit verbuchen. Fahrtzeiten können auf einen Auftrag oder "intern" gebucht werden.
Fünf Lizenzen (Browserversion fürs Büro, Mobilversionen fürs Handy) kosten bei WEKA-Soft ab 299 EUR jährlich. Benötigt Ihr mehr Lizenzen, gibt es Mengenrabatt.
Timetrackapp
https://www.timetrackapp.com/zeiterfassung-handwerker/
Timetrackapp ist eine sehr kostengünstige Zeiterfassung auf Basis einer Projektstempeluhr. Beim Ein- und Ausstempeln wird der aktuelle Standort mit den Kollegen im Büro geteilt, an die erfassten Zeiten lassen sich Bilder und Dokumente für eine einfache Projektdokumentation anhängen.
Mit Kosten ab vier Euro pro Nutzer und Monat bietet Timetrackingapp eine preiswerte Basisversion an. Zusätzliche Funktionen wie Projektplanung, Rechnungserstellung, Terminplanung und Möglichkeiten zur Integration von anderen Systemen gibt es im Premium- und Gold-Paket (8 bzw. 10 Euro/Monat). Die Software lässt sich vor dem Kauf 14 Tage kostenlos testen.
123erfasst
Die Software 123erfasst zeichnet sich durch umfangreiche Zusatzfunktionen für Handwerker aus: Einfache Fotodokumentation, Bau-Tagebücher und intelligentes Mängel-Management.gehören dazu. Automatische Lohnabrechnung, Einsatzplanung und verschiedene Formulare sind ebenfalls mit an Bord. Eine Möglichkeit für ein umfassendes Gerätemanagement (123fleet) gibt es optional.
Für Einsteiger, erfahrene Kleinbetriebe und Großbetriebe gibt es unterschiedlich ausgestattete Paketlösungen mit Preisen ab 4,90 Euro pro Monat und Nutzer für die Zeiterfassung. Die Variante mit automatisierter Lohnabrechnung (mandantenfähig) 9,90 Euro pro Monat und Nutzer. Zusatzfunktionen könnt Ihr mit kostenpflichtigen Add-Ons nach Euren individuellen Bedürfnissen dazubuchen. Ein 14-tägiger kostenloser Test der Software ist möglich.
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