Handwerksbetrieb optimieren - 5 Tools für den Handwerker

Tools um Arbeitszeit im Büro einzusparen. Hier findet ihr unsere Tipps!

Handwerksbetrieb optimieren - 5 Tools für den Handwerker

Mit ein paar sinnvoll eingesetzten digitalen Lösungen kann sich ein Handwerksmeister so einiges an Arbeitszeit im Büro ersparen und sich auf das Wesentliche konzentrieren – den Auftrag beim Kunden. In diesem Text geben wir ein paar Impulse, welche Tools sich eignen.

Digitales Anfragenmanagement

Wer kennt das nicht: Auf der Baustelle klingelt ständig das Handy, weil stetig neue Kundenanfragen reinkommen oder letzte Details bezüglich auszuführender Aufträge geklärt werden müssen. In der Regel passiert das ja auch immer dann, wenn sowieso schon viel zu tun ist. Hier sind alle Handwerker im stetigen Zwiespalt: Geh ich ans Telefon, hält mich das zwar vom aktuellen Auftrag ab – geh ich nicht, verliere ich vielleicht den nächsten Kunden oder muss das Gespräch am Abend nachholen.

Deshalb sollte man eine kluge Lösung finden, wie man die Kundenanfragen sinnvoll steuert und filtert. Am besten geht das mit einer smarten Lösung wie der von STREICHFIX. Hier werden Kunden über das schnell auf der eigenen Website integrierte Formular geleitet und die wichtigsten Informationen zum potenziellen Auftrag abgefragt.

Im Ergebnis haben Handwerker gleich mehrere Vorteile: Zum einen fühlt sich der Kunde professionell behandelt, da bis zur Terminfindung alles Wichtige in diesem Prozess erfragt wird. Zum anderen haben Handwerker auch ein recht klares Bild vom Auftragsvolumen und den anstehenden Arbeiten, sowie den terminlichen Verfügbarkeiten des Kunden. Diese qualifizierte Anfrage lässt sich somit viel schneller weiterbearbeiten.

Digitales Aufmaß: Räume digital erfassen

Tatsächlich gibt es eine Unmenge an Tools zum digitalen Aufmaß – denn auch wenn jeder das gleiche misst, je nach Gewerk braucht es unterschiedliche Ergebnisse. Während Energieberater Räume und Hüllflächen erfassen, um die Gebäudeenergiebilanz berechnen zu können und Planer für ihre Bestandspläne Grundrisse oder Fassaden benötigen, brauchen Handwerker Aufmaße, um Angebote erstellen, Material und Arbeitszeiten zu planen oder Rechnungen nachweisen zu können.

Bauhandwerker benötigen in der Regel vor allem Mengen- oder raumorientierte Aufmaßsysteme, die Längen, Flächen und Volumina erfassen, meist in Klarzahlen und als Skizze. Daraus werden dann Raumaufmaße, Spaltenaufmaße oder freie Aufmaße generiert – bei einigen digitalen Lösungen können diese gemessenen Werte mit einem Leistungsverzeichnis verknüpft werden. Der Vorteil: Am Ende dieses Prozesses haben Handwerker dann schon die wesentlichen Kennzahlen für die Erstellung eines Angebotes. Passende Tools für ein Aufmaß findet man bei craftnote, 4master oder Plancraft.

Die einfachste und schnellste Form eines digitalen und vor allem mobilen Aufmaßes bekommt man mit aktuellen Apple Geräten, die dank Lidar direkt mit der Handykamera vermessen können.

Zeiterfassung online – Tools für die Abrechnung eurer Arbeitszeit

Der Blick auf die Uhr bei Arbeitsbeginn und auch wieder, wenn man die Baustelle verlässt, ist für viele Handwerker reine Routine. Schließlich werden viele Nachweiszettel gleich mit Angabe der Einsatzzeit vom Endkunden unterschrieben. Doch es gibt viele Tätigkeiten, wo diese genaue Zeiterfassung unterbleibt. Und auch die müssen abgerechnet werden können.

Es gibt inzwischen schon eine ganze Reihe von digitalen und mobilen Tools, die es einfach möglich machen, Arbeitszeiten zu erfassen und bestimmten Kundenkonten zuzuweisen. Einmal eingerichtet ist der Aufwand gering und man hat als Handwerker eine detaillierte Übersicht auch über die manchmal noch so kurzen Momente.

So kann man als Handwerker auch gleich mehrere Tools kombinieren: Das Tool Timr bietet zum Beispiel nicht nur eine reine Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung, sondern integriert auch ein Fahrtenbuch.

Eine gute Übersicht über Zeiterfassungstools und ihre Funktionen findet ihr in diesem Fachartikel bei Gründerküche.

https://www.gruenderkueche.de/fachartikel/zeiterfassung-online-diese-tools-helfen-euch-bei-der-abrechnung-eurer-arbeitszeit/

Rechnungen schneller digital erstellen

Auch das kennen die meisten selbstständigen Handwerker: Mindestens einmal im Monat sitzt man den ganzen Tag im Büro und kümmert sich um die Rechnungen. Oder aber abends bis spät in die Nacht, weil vorher eben keine Zeit war. Auch dieser Prozess lässt sich ohne große Investition digitalisieren und damit vereinfachen.

Neben den großen digitalen Lösungen, die direkt aus euren Angeboten, Zeiterfassungen und Materialbestellungen Rechnungen generieren können, gibt es auch ganz einfache Rechnungsprogramme. Die sind in der Regel online und Einsteiger-Versionen größerer Buchhaltungstools, wie zum Beispiel Sage, sevDesk oder Lexware.

Beim Einrichten werden alle wichtigen Daten des Handwerksbetriebes eingetragen, man hat die Wahl aus einer Reihe schon gut vorbereiteter Designs und bei jeder neuen Rechnung werden einfach nur noch die Projektdaten eingegeben – habt ihr zum Beispiel Stundensätze und Materialkosten bereits vordefiniert – können solche Programme auch die Summen berechnen.

Die Vorteile einer Excel-Datei auf dem Bürorechner: Die Rechnungen können von jedem Ort der Welt aus geschrieben und generiert werden und man hat einen Ort, an dem alle diese Daten gespeichert liegen. Wer später seine Buchhaltung ebenso digitalisieren will, kann bei den meisten Anbietern das Buchhaltungstool hinzukaufen.

Eigene Website bauen mit Webbaukasten

In aller Regel hat man als Handwerker weder die Zeit noch die Fähigkeiten, sich eine eigene schicke Website zu bauen. Gleichzeitig gehört sie inzwischen zum Standard des Firmenauftritts. Hier kann man die Bandbreite der eigenen Leistungen gut darstellen, Kunden zum Kontakt auffordern, mit Referenzprojekten werben und das Team vorstellen.

Die eigene Website zu erstellen, ist heutzutage kein Hexenwerk mehr und muss auch keine Vermögen kosten. Mit etwas Geschick und ein bisschen Zeit können Handwerker mit so genannten Webbaukästen recht einfach und schnell eine individuelle Seite erstellen. Große Hoster wie strato und Ionos bieten solche Webbaukästen. Weitere Services sind Wix, Jimdo und Webnode.

Integriert man dann noch einen Service wie STREICHFIX, um Anfragen und Termine zu managen, kann die eigene Seite auch richtig Arbeit abnehmen.